Digitalisierungsberatung mit Automatisierung und KI für Hotels & Gastronomie
Zu viele Abläufe in Hotel und Restaurant laufen noch über Zettel, Excel und doppelte Eingaben. Wir analysieren Ihre operativen Prozesse, automatisieren, was sich automatisieren lässt, und setzen künstliche Intelligenz dort ein, wo sie im Alltag wirklich Zeit spart. Beraten von Betriebsleitern, die Ihren Betrieb von innen kennen.
- Prozesse automatisieren
- KI im operativen Alltag
- Schnittstellen & Systeme
- Hotel & Gastronomie
Wo im Betrieb jeden Tag Zeit verloren geht.
Digitalisierung heißt nicht, ein weiteres System anzuschaffen. Sie beginnt bei den Abläufen, die Ihr Team täglich Zeit kosten.
Doppelte Eingaben
Dieselben Daten werden in PMS, Kasse, Tabelle und Buchhaltung mehrfach erfasst, und jede Übertragung ist eine Fehlerquelle.
Zettel und Excel
Checklisten, Dienstpläne und Bestelllisten liegen verstreut, sind nicht auffindbar und nur eine Person im Haus versteht sie.
Flut an Anfragen
Gäste-, Gruppen- und Veranstaltungsanfragen, Reservierungen und Bewerbungen kommen per Mail und Telefon und müssen von Hand sortiert werden.
Zahlen von Hand
Auswertungen entstehen am Monatsende per Copy & Paste. Wenn sie fertig sind, ist es für Entscheidungen oft zu spät.
Digitalisierungsberatung für Hotel und Gastronomie: Wo Automatisierung sich lohnt.
Wir beginnen bei den Abläufen, die häufig wiederkehren, nach festen Regeln laufen und heute Handarbeit sind. Das sind typische Felder aus unserer Beratungspraxis.
Hotel Hotellerie
- Anfragen und Angebote: Gruppen-, Tagungs- und Zimmeranfragen strukturiert erfassen, Angebote aus Vorlagen erzeugen, Nachfassen automatisch anstoßen.
- Systemlandschaft: PMS, Channel Manager, Revenue Management und Buchungsmaschine sauber verbinden, statt Daten zu übertragen.
- Gästekommunikation: Bestätigungen, Pre-Arrival- und Nachbereitungs-Mails zeitgesteuert und mit den richtigen Daten verschicken.
- Housekeeping und Technik: Aufgaben, Übergaben und Störungsmeldungen digital steuern statt per Zettel und Zuruf.
- Reporting: Tagesreport, Auslastung und Forecast automatisch bereitstellen, damit Preisentscheidungen auf aktuellen Zahlen beruhen.
Gastro Gastronomie
- Einkauf und Warenwirtschaft: Bestellvorschläge, Lieferantenbestellungen und Rechnungseingang mit weniger Handarbeit.
- Personal: Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung in einem durchgängigen Ablauf, mit Blick auf Arbeitszeitrecht.
- Reservierung und Gäste: Reservierungen, Erinnerungen und Wartelisten automatisch pflegen und No-Shows reduzieren.
- Kalkulation: Rezepturen, Wareneinsatz und Preise zentral pflegen, damit Karte und Marge zusammenpassen.
- Kasse bis Buchhaltung: Kassendaten, Belege und Exporte so verbinden, dass der Steuerberater nicht nachfassen muss.
Erst der Prozess, dann das Werkzeug: Wir prüfen zuerst, ob ein vorhandenes System die Aufgabe schon kann, bevor wir etwas Neues empfehlen. Wo es nichts Passendes am Markt gibt, entwickeln wir individuelle Lösungen.
KI für operative Prozesse und Abläufe: Werkzeug statt Buzzword.
KI lohnt sich dort, wo Text, Dokumente und unstrukturierte Informationen den Alltag bremsen. Wir setzen sie ein, wo sie messbar Zeit spart, und sagen offen, wo sie nichts bringt.
Anfragen vorsortieren
E-Mails und Formulare werden erkannt, eingeordnet und mit einem Antwortentwurf vorbereitet. Ihr Team prüft und sendet.
Dokumente auslesen
Lieferscheine, Rechnungen und Verträge werden gelesen, die Daten landen strukturiert im System statt in der Tastatur.
Texte und Inhalte
Speisekarten, Zimmerbeschreibungen, Stellenanzeigen und Antworten auf Bewertungen entstehen schneller, im Ton Ihres Hauses.
Zahlen verstehen
Bewertungen zusammenfassen, Auffälligkeiten in Umsatz- und Wareneinsatzdaten erkennen, Fragen an die eigenen Zahlen stellen.
Wissen im Team
Arbeitsanweisungen, Hygienekonzepte und Einarbeitungsunterlagen werden schnell auffindbar, auch für neue und wechselnde Mitarbeitende.
Bewerbungen begleiten
Vom ersten Kontakt bis zur Rückmeldung: wiederkehrende Schritte im Recruiting automatisieren, ohne dass Bewerber sich wie eine Nummer fühlen.
Klare Leitplanken für den KI-Einsatz
- Der Mensch entscheidet. Was Gäste, Verträge oder Geld betrifft, prüft immer eine Person, bevor es das Haus verlässt.
- Datenschutz zuerst. Wir klären vorab, welche Daten ein KI-Dienst sehen darf, wo er sie verarbeitet und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist.
- Kennzeichnung beachten. KI-erzeugte Inhalte können nach der EU-KI-Verordnung kennzeichnungspflichtig sein. Das berücksichtigen wir von Anfang an (siehe KI-Kennzeichnung).
- Nicht alles braucht KI. Oft löst eine einfache Regel oder Schnittstelle das Problem günstiger, schneller und zuverlässiger.
Vom Prozess-Check zur laufenden Entlastung.
Prozess-Check
Wir sehen uns an, wie Arbeit bei Ihnen tatsächlich läuft, und halten fest, wo Zeit, Fehler und Medienbrüche entstehen.
Potenzial bewerten
Jede Idee wird nach Aufwand, Nutzen und Risiko eingeordnet. Sie erhalten eine klare Reihenfolge statt einer langen Wunschliste.
Umsetzen
Mit vorhandenen Systemen, Schnittstellen und bei Bedarf individueller Entwicklung. Wir starten klein, mit dem Ablauf, der am meisten entlastet.
Einführen und begleiten
Schulung, Übergabe und Nachjustieren im laufenden Betrieb, damit neue Abläufe im Team ankommen und bleiben.
Beratung von Menschen, die Hotel und Gastronomie selbst betrieben haben.
Unsere Managing Partner Sven Kornberger und Philipp Becker sind staatlich geprüfte Betriebsleiter für Hotellerie und Gastronomie und bringen zugleich die technische Tiefe mit, Lösungen selbst zu bauen. Wir wissen, wie eine Frühstücksschicht läuft und warum ein Ablauf im Alltag scheitert, obwohl er auf dem Papier funktioniert.
- Unabhängig: Wir sind keine Hersteller von PMS, Kasse oder Revenue-Management-Software und empfehlen, was zu Ihrem Betrieb passt.
- Beratung und Umsetzung aus einer Hand: von der Analyse bis zur Entwicklung und Einführung.
- Hosting in Deutschland: DSGVO und Arbeitszeitrecht denken wir von Anfang an mit.
Fragen zur Digitalisierungsberatung mit Automatisierung und KI.
Was umfasst eine Digitalisierungsberatung bei Ascensus?
Für welche Betriebe ist das geeignet?
Müssen wir dafür unsere Systeme austauschen?
Wo bringt KI im Betrieb wirklich etwas?
Wie gehen Sie mit Datenschutz und Gästedaten um?
Was kostet eine Digitalisierungsberatung?
Welche Abläufe sollen leichter werden?
Beschreiben Sie kurz Ihren Betrieb und den Ablauf, der Sie am meisten Zeit kostet. Wir melden uns persönlich mit einer ersten Einschätzung. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.